Mail to Archive
Die Anforderungen des Gesetzgebers an die Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs sind hoch, und die Liste der relevanten Verordnungen ist entsprechend lang: Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, GDPdU…
Einfache Backup-Lösungen reichen bei weitem nicht mehr aus, um die strengen Bestimmungen zu erfüllen.
Mit EMA® - Mail to Archive® sind Sie nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern erleichtern gleichzeitig auch die Organisation und Verwaltung der E-Mails im Unternehmen erheblich.
Print to Archive
Die optional erhältliche Erweiterung "Print to Archive®" erweitert EMA® zu einem Komplettarchiv für alle elektronischen Dokumente und erlaubt es Anwendern, alle oder ausgewählte Daten während des Druckvorgangs komfortabel und sicher digital zu archivieren. Um EMA® via Print to Archive® als Dokumentenarchiv zu nutzen, bestimmt der Administrator über das EMA-Benutzerinterface lediglich einen oder mehrere seiner vorhandenen Drucker als "Archivdrucker". Zusätzliche Änderungen an vorhandener Software oder Hardware sind nicht erforderlich. Ein Druckvorgang bleibt dabei im herkömmlichen Sinne bestehen - das Dokument wird wie gehabt auf Papier ausgedruckt, darüber hinaus jedoch automatisch digitalisiert und im EMA-Archiv abgelegt. Die gewöhnliche Papierablage wird auf diese Weise oftmals überflüssig.
File to Archive
Viele Vorgänge und Prozesse im Unternehmen sind unmittelbar mit Dateien verbunden. Um im Sinne einer ganzheitlichen Archivierungsstrategie alle Geschäftsvorfälle lückenlos zu protokollieren, müssen daher auch Daten aus File-Systemen rechtssicher aufbewahrt und für den späteren Zugriff bereitgehalten werden. Veränderungen in den File-Systemen werden kontinuierlich registriert und die betreffenden Dateien automatisch auf Basis vorauswählbarer Regelungen archiviert. Das Modul File to Archive® erweitert die Appliance EMA® über den reinen Mail- und Dokumentenbereich hinaus und bildet die Schnittstelle zum Dateiarchiv für Files aller Typen.
Scan to Archive
Rechnungen, Verträge, Akten und Korrespondenz: Klassische, papiergebundene Dokumente begleiten Unternehmen auch weiterhin. Mit EMA® – Scan to Archive® lassen sich solche Schriftstücke auf einfache Weise digital erfassen und rechtskonform archivieren. Das Modul ermöglicht den vollautomatischen Scan der Dokumente, die anschließend direkt mit den bewährten EMA®-Sicherheitsmerkmalen (elektronische Signatur, Zeit-/Datumsstempel, Verschlüsselung) versehen und dem Unternehmensarchiv zugeführt werden.