Digitale Archivierung Infografik
Datenarchivierung und Informationsmanagement als Basis für Unternehmensentwicklung Das Denken, die Ideen, das Wissen und die Arbeit von Menschen schlägt sich in Datenform nieder. Die Aufgabe jedes Unternehmens ist, die Daten zu bewahren und sie jederzeit als Basis für die Unternehmensfortentwicklung bereitzustellen. Daher sind sichere Langzeitarchivierung und die damit verknüpfte Informationsgewinnung zentrale Elemente im Unternehmensalltag. Informationen managen: Zugriff sofort, umfassend und von überall Archivierungs- und Informationsmanagement-Systeme sind Datencontainer für digitale Daten aller Art. Der schnelle, umfassende und einfache Zugriff auf alle im Unternehmen verteilten Informationen ist Grundbedingung für die Reaktionsfähigkeit, Innovation und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Wichtig sind umfangreiche Indizierungsmöglichkeiten und umfassende und hochspezialisierte interne Suchprozesse, z. B. eine starke Vollindexsuche. Dabei sollten verschiedenste, knifflige und verschachtelte Suchanforderungen erfüllt werden. Schnelle, perfekte Ergebnisse sind gefordert, wobei unerheblich ist, auf welchen Systemen, Plattformen und an welchen Orten Daten verteilt sind. Nur Daten, die blitzartig zur Verfügung stehen, werden zu Informationen, aufgrund derer Menschen das Unternehmen weiterbringen. Sinnvolle Archivierung schafft Mehrwert Ein modernes Archivierungssystem bietet umfassende Möglichkeiten. Basis sind umfangreiche Recherchemöglichkeiten in den Archiven. Das System muss in der Lage sein, aus der Langzeitarchivierung und aus Kurzzeitspeichern die relevanten Informationen bereitzustellen. So wird Information zur Basis für Produkte, Dienstleistungen, Ideen, Zukunft. Integrität und Sicherheit Generell darf das Format der Daten keine Rolle spielen (E-Mails, gedruckte und gescannte Dokumente, verschiedenste Dateiformate, Sprachaufzeichnungen o. ä.), und Daten müssen in unveränderter Form aufbewahrt werden. Ohne Abstriche ist zu gewährleisten, dass sie vor Manipulationen sicher sind und auf entsprechend belastbaren, widerstandsfähigen Systemen gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin darf es Zugriff nur für Befugte geben – und bei Löschungen sind entsprechende Sicherheitsmechanismen zwingend einzuhalten. Archivierung und Recht Archivierung bedeutet immer gleichzeitig rechtskonforme Aufbewahrung: Relevante Systeme müssen den aktuellen Datenschutzanforderungen und einschlägigen unternehmensrechtlichen (z. B. nach Aktienrecht) oder steuerrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Ergänzend gilt, Exportmöglichkeiten vorzuhalten, damit Daten bei Bedarf als Beweismittel zur Verfügung stehen. Weiterhin ist gefordert, dass die Systeme alle Änderungen der relevanten Rechtsanforderungen (z. B. in der DSGVO) abbilden können. Spätestens seit der jüngsten Verschärfung der Datenschutzgrundverordnung im Jahre 2018 und der damit verbundenen Möglichkeiten, ernste Sanktionen zu verhängen, haben solche Gesichtspunkte höchsten Stellenwert im Unternehmensalltag.
 

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