Digitale Archivierung

Jedes Unternehmen muss seine Daten sicher aufbewahren und sie jederzeit als Basis für die Unternehmensfortentwicklung bereitstellen. Langzeitarchivierung ist also ein zentrales Element im Unternehmen – denn aus den Bestandsdaten und den ständig hinzukommenden neuen Daten lässt sich immer wieder neue und wertvolle Information gewinnen.

Die Archivierungs- und Informationsmanagement-Systeme sind Datencontainer für digitale Daten aller Art. Innovative und wettbewerbsfähige Unternehmen greifen schnell, umfassend und einfach auf alle im Unternehmen verteilten Informationen zu. Damit sind sie jederzeit bereit, auf neue Herausforderungen zu reagieren. Die Mittel dazu sind umfangreiche Indizierungsmöglichkeiten und umfassende, hochspezialisierte interne Suchprozesse, z. B. eine starke Vollindexsuche. Dabei müssen sich verschiedenste, knifflige und verschachtelte Suchanforderungen jeglicher Art abbilden lassen. Das Unternehmen braucht schnelle, perfekte Ergebnisse – und dabei ist unerheblich, auf welchen Systemen, Plattformen und an welchen Orten Daten verteilt sind.

Daten, die unmittelbar zur Verfügung stehen, werden zu wertvollen Informationen, aufgrund derer Menschen das Unternehmen weiterbringen. Basis eines modernen Archivierungssystems sind umfangreiche Recherchemöglichkeiten in den Archiven. Aus der Langzeitarchivierung wie aus Kurzzeitspeichern müssen die relevanten Informationen in kürzester Zeit und mit wenig Aufwand gewonnen werden. Damit wird Information Basis für Produkte, Dienstleistungen, Ideen und Zukunft.

Das Format der Daten darf keine Rolle spielen (E-Mails, gedruckte und gescannte Dokumente, verschiedenste Dateiformate, Sprachaufzeichnungen o. ä.), und Daten müssen in unveränderter Form aufbewahrt werden. Ohne Abstriche ist zu gewährleisten, dass sie vor Manipulationen sicher sind und auf entsprechend belastbaren, widerstandsfähigen Systemen gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin darf es Zugriff nur für Befugte geben – und bei Löschungen sind entsprechende Sicherheitsmechanismen zwingend einzuhalten.

Archivierung bedeutet immer gleichzeitig rechtskonforme Aufbewahrung: Relevante Systeme müssen den aktuellen Datenschutzanforderungen und einschlägigen unternehmensrechtlichen (z. B. nach Aktienrecht) oder steuerrechtlichen Bestimmungen entsprechen. Ergänzend gilt, Exportmöglichkeiten vorzuhalten, damit Daten bei Bedarf als Beweismittel zur Verfügung stehen. Weiterhin ist gefordert, dass die Systeme alle Änderungen der relevanten Rechtsanforderungen (z. B. in der DSGVO) abbilden können. Spätestens seit der jüngsten Verschärfung der Datenschutzgrundverordnung und der damit verbundenen Möglichkeiten, ernste Sanktionen zu verhängen, haben solche Gesichtspunkte höchsten Stellenwert im Unternehmensalltag.